Obligation de déclaration élargie pour les frais propres à l’employeur : le fisc fait le point

Le fisc a récemment publié une circulaire portant sur les conséquences et l’interprétation de l’extension de déclaration pour les fiches individuelles 281.10 et 281.20.

Remboursements des frais propres à l’employeur

Les frais propres à l’employeur sont les dépenses normalement à la charge de l’employeur, en fonction des circonstances de l’activité professionnelle. C’est une pure question de fait.

Ils ne comprennent pas :

• le remboursement des dépenses personnelles ;
• le remboursement de dépenses qui dépassent déraisonnablement la nature des frais propres à l’employeur (par ex. : des écrans d’ordinateur extralarges plutôt destinés à des films ou à des jeux informatiques, mais également utilisés pour le travail à domicile, une lampe de bureau design coûteuse, des chaises de bureau très chères…). La partie « déraisonnable » constitue un avantage imposable pour le travailleur et doit être imposée en conséquence. Ce point est examiné au cas par cas.

Ces frais doivent être justifiés par des fiches individuelles, sous la rubrique des rémunérations.

Ce qui précède s’applique également aux gérants d’entreprise.

Justification des indemnités pour le remboursement des frais réels propres à l’employeur

Les fiches individuelles 281.10 et 281.20 distinguent les frais propres à l’employeur comme suit :

• indemnités forfaitaires basées sur des critères sérieux

Par « critères sérieux », on entend :

• les indemnités forfaitaires énumérées par le fisc et soumises à plusieurs conditions, par exemple le remboursement des kilomètres pour les déplacements professionnels, et les indemnités pour les frais d’hébergement,
• l’indemnité forfaitaire de télétravail,
• le remboursement forfaitaire des frais qui font l’objet d’une décision anticipée du Service des Décisions Anticipées en matière fiscale (SDA),
• le remboursement forfaitaire des frais dont le montant est déterminé selon des critères sérieux qui sont le résultat d’observations et de recoupements nombreux,

Jusqu’à l’année de revenus 2021 incluse

Une section réservée aux frais propres à l’employeur était prévue dans la case « Renseignement divers ».

Le montant des indemnités non basées sur des critères sérieux ou pour lesquelles il n’y avait pas de justificatifs devait être inscrit sous cette rubrique.

Il fallait simplement indiquer les autres remboursements (critères sérieux ou pièces justificatives) en cochant la case « OUI ». Le montant ne devait figurer nulle part.

À partir de l’année de revenus 2022

À partir de 2022, le montant réel remboursé devra être indiqué pour tous les frais propres à l’employeur remboursés, quelle que soit leur catégorie.

La rubrique contiendra les catégories suivantes pour l’année fiscale 2022 :

• indemnités forfaitaires basées sur des critères sérieux ;
• indemnités forfaitaires non basées sur des critères sérieux ;
• indemnités déterminées sur la base de justificatifs.

Cas concrets

Dans sa circulaire, le fisc fournit plusieurs exemples concrets ainsi que des précisions sur la mise en pratique de l’obligation de déclaration étendue.

• Remboursement d’une avance sur présentation d’une facture avec identification de l’employeur

Lorsque le travailleur avance un paiement pour l’employeur avec ses propres moyens (par ex. des biens ou des services), le remboursement ne doit pas être déclaré sur la fiche individuelle ni sur le relevé récapitulatif. Il s’agit en fait d’un achat de l’employeur.

Il convient toutefois de nuancer : la non-prise en compte du remboursement de cette avance n’est valable que s’il est clair dès le départ que l’achat est effectué par l’employeur et que la preuve sur la base de laquelle l’employeur prend en compte ce coût comme une dépense professionnelle contient l’identité de l’employeur. En règle générale, il s’agit d’une facture juridiquement valable, établie au nom de l’employeur.

En d’autres termes, en l’absence de facture, le remboursement de cette avance doit être mentionné sur la fiche fiscale du travailleur.

• Achat de matériel de bricolage

Un enseignant achète du matériel de bricolage pour l’utiliser en classe.

Le 16/05/2022, l’école rembourse 50 euros pour le matériel de bricolage sur présentation du ticket de caisse de l’enseignant.

Mention sur la fiche fiscale 281.10 (AR 2022) – case « Renseignements divers » 
Frais propres à l’employeur : 
– indemnités déterminées sur la base de justificatifs : 50,00 euros.

• Télétravail structurel

Un travailleur travaille à domicile de manière structurelle et régulière. Il achète une chaise de bureau ordinaire d’une valeur de 400,00 euros en 2022 à des fins professionnelles. La facture est au nom du travailleur. Il la paie lui-même.

L’employeur rembourse une partie du montant de la chaise de bureau en 2022, à savoir un montant unique de 150,00 euros. Les conditions pour que le remboursement soit considéré comme un remboursement non imposable sont remplies.

En outre, en 2022, l’employeur verse au travailleur une indemnité forfaitaire de télétravail de 40,00 euros par mois.

Il convient d’indiquer ce qui suit sur la fiche fiscale 280.10 (AR 2022) – case « Renseignements divers » :
Frais propres à l’employeur : 
– indemnités forfaitaires basées sur des critères sérieux : 480,00 euros ;
– indemnités déterminées sur la base de justificatifs : 150,00 euros.

Entrée en vigueur

L’obligation de déclaration élargie s’applique aux remboursements des frais propres à l’employeur à partir de l’année de revenus 2022.

Source : circulaire 2022/C/62 relative à la justification des indemnités en remboursement de dépenses propres à l’employeur, fisconetplus 29 juin 2022.

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